Если компания обеспечивает сотрудников с разъездным характером работы корпоративными сим-картами, она имеет право отслеживать перемещения таких сотрудников в рабочее время. В статье разобрали этот и другие законные способы контроля перемещения сотрудников по территории компании и за ее пределами.
Может ли работодатель отслеживать перемещения сотрудника
Формально, в рабочее время работодатель может отслеживать перемещение работников, но при совпадении двух условий. Первое — работники об этом знают и согласны трудиться в таких условиях. Второе — права сотрудников работодатель не нарушает и соблюдает все требования законодательства, в том числе и о персданных.
Право работодателя отслеживать перемещения сотрудников в их рабочее время обосновано, тем, что работник обязан:
- добросовестно исполнять обязанности, которые указаны в его трудовом договоре и должностной инструкции;
- соблюдать трудовую дисциплину — например выполнять задачи в рабочее время (ч. 2 ст. 21 ТК).
Работодатель же обязан вести учет рабочего времени каждого сотрудника и может привлекать сотрудника к дисциплинарной ответственности, если тот расходует рабочее время на личные нужды или самовольно меняет маршруты рабочих поездок.
Положение о разъездном характере работыСкачивайте образец положения о разъездном характере работы и читайте подсказки по его составлению. В законе такой характер работы почти не урегулирован, поэтому большинство вопросов нужно решить в ЛНА. В частности, в положении определяют правила установления разъездного характера работы, оформления служебных поездок и возмещения расходов работникам. Также в качестве приложения к положению приводят перечень профессий и должностей, которым установлен разъездной характер работы.
Забрать образец в журнале
Как организовать отслеживание перемещений работников
Многие операторы предлагают работодателям услугу по отслеживанию месторасположения работников с разъездным характером работы или работы в пути. Нужно, чтобы работодатель внес в базу номера телефонов сотрудников и настроил программу для мониторинга.
Однако опасно отслеживать таким способом местонахождение «стационарных» работников – офисных, на предприятии и т. п. В случае судебного спора вы не сможете объяснить целесообразность решения.
Как отслеживать перемещение разъездных сотрудников по сим-карте
Чтобы установить правило об отслеживании местонахождения сотрудников с разъездным характером работы или работой в пути, нужно подготовить документы.
Для начала внесите изменения в ЛНА компании. Пропишите, с помощью какого сервиса и в какое время будете отслеживать, где находится сотрудник. Ознакомьте персонал с новой редакцией ЛНА под подпись (решение Индустриального районного суда г. Хабаровска № 2-1064/2019 2-1064/2019~М-279/2019 М-279/2019 от 15.08.2019 по делу № 2-1064/2019). Такие изменения закрепляют приказом, с которым также знакомят сотрудников под подпись.
Можете внести условие о мониторинге геопозиции в трудовой договор. В одностороннем порядке со ссылкой на ст. 74 ТК это делать рискованно: судебная практика по таким делам не в пользу работодателей.
Так, увольнение в связи с отказом работать в новых условиях судьи могут признать неправомерным, так как посчитают факт использования систем GPS/Глонасс не достаточным для изменения условий договора по организационным или технологическим причинам (определения 3 КСОЮ от 21.12.2022 по делу № 88-21464/2022, от 23.11.2022 № 88-20503/2022, апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 25.04.2023 № 33-4395/2023 по делу № 2-1495/2022).
Рекомендуем корректировать документ по соглашению сторон (ст. 72 ТК).
В статье на примерах конкретных дел показали, какие приемы и формулировки в документах позволят компании выиграть дело об увольнении регионального представителя за прогул. Узнайте, какие условия в зависимости от ситуации прописать в трудовом договоре и ЛНА и как контролировать передвижения торговых представителей.
В Трудовом кодексе нет правил, как организовать наблюдение за персоналом с помощью GPS-модуля. Во избежание споров и проблем рекомендуем минимум за два месяца до начала действия новых правил уведомить работников письменно.
Определите, какой номер телефона будете использовать для контроля – личный номер работника или корпоративный. Проверьте, чтобы в программе, которая фиксирует перемещения работников, был определен период, когда она это делает: рабочее время работника.
В свободное от работы время, в отпуске, в выходные или когда работник на больничном, система слежения должна быть отключена. Иначе работодатель нарушает неприкосновенность частной жизни работника (ч. 1 ст. 21 Конституции). За такое предусмотрена уголовная ответственность (постановление Пленума ВС РФ от 25.12.2018 № 46).
Также нужно составить документы об обработке и передаче персональных данных.
Сведения о геолокации в рабочее время могут быть признаны персональной информацией. Поэтому включите ее в шаблон согласия работника на обработку персональных данных. Также нужно получить у работников при использовании их личных сим-карт согласие на передачу их персданных оператору, который организует мониторинг. Номер телефона работника тоже относится к персданным (ст.3, ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
В договоре с оператором рекомендуем установить запрет на передачу персональных данных сотрудника третьим лицам.
Как мониторить перемещение офисных работников
Отслеживать местонахождение офисных работников может быть нужно, чтобы контролировать их рабочее время и не допустить злоупотреблением временем для перерывов. Например, перекуров по 20 минут каждый час, обеда продолжительностью два часа и т. д. То есть любых отклонений от рабочего времени, которые не прописаны в ЛНА.
Например, помогает система электронных пропусков. Такая система достоверно фиксирует, сколько раз тот или иной работник входил в помещение выходил из него. Одновременно она выполняет охранную функцию – в охраняемые помещения без пропуска попасть нельзя.
Можно вести контроль за перемещениями работников в конкретных помещениях компании. Например, в архиве, отделе кадров и т. д. Цель такого мониторинга — контроль и помощь в расследовании если пропадет какой-то документ. В таких случаях используют видеонаблюдение (апелляционное определение ВС Республики Карелия от 18.11.2022 № 33-3585/2022 по делу № 2-5325/2022, определение 3 КСОЮ от 19.04.2023 № 88-7070/2023 по делу № 2-5325/2022).
Устанавливать камеры и микрофоны для записи звука запрещено в помещениях для отдыха и питания, раздевалках, душевых и туалетных комнатах (определение 3 КСОЮ от 03.07.2023 г. № 88-14171/2023).
Если оформить положение о видеонаблюдении, ознакомить с ним работников и инициировать внесение изменений в трудовые договоры, то проблем у работодателя не возникнет, даже если работник не согласится трудиться под камерами и попытается оспорить внедрение видеонаблюдения (определение Ульяновского областного суда от 19.02.2019 по делу № 33-836/2019).
При этом судьи и чиновники из Роструда считают, что вносить условие о видеонаблюдении в трудовой договор не обязательно. В 57 статье ТК нет такого условия (определение 8 КСОЮ от 10.11.2020 № 88-16003/2020).
Получите согласие на обработку персональных данных у каждого работника до того. как начнете вести видеонаблюдение (ч. 4 ст. 9, ст. 11 закона № 152-ФЗ). При этом в Минкомсвязи уточнили, что материалы видеосъемки в публичных местах и на охраняемой территории не относится к биометрическим персональным данным (методические рекомендации из письма Минкомсвязи от 28.08.2020 № ЛБ-С-074-24059).