Из статьи узнаете, как подготовить доверенность на представление интересов компании, чтобы при проверке ГИТ или другого ведомства представитель мог эффективно защитить работодателя. Расскажем про нюансы оформления.
Доверенность на представление интересов компании: образец для ГИТ
Если вам нужно подготовить документ, можете воспользоваться образцом.
Доверенность в ГИТ: образец
Доверенность в трудовую инспекцию от юридического лица, образец.
Скачать образец
Когда при проверке ГИТ понадобится доверенность на представление интересов компании
Доверенность на представление интересов при проведении проверки ГИТ или другим ведомством – это документ, на основании которого вправе действовать представитель работодателя. Только генеренный директор может обойтись без нее. По практике, доверенность в ГИТ нужна даже сотрудникам, которые общаются с инспекцией в силу должностных обязанностей. Особенно если они ведут электронною переписку и документооборот с госорганами. В этом случае каждому такому сотруднику нужна своя ЭП и машиночитаемая доверенность.
При проведении проверки трудовой инспекцией или иным органом доверенность позволит отслеживать действия контролеров, обмениваться с ними документами, заявлять претензии. Работодатели не застрахованы от проверок. К тому же, сейчас применяют больше форм контроля. Например, профилактические визиты. Как правило, у директора компании нет времени, чтобы самому общаться с проверяющим. Поэтому целесообразно доверить это работнику компании. Например, юристу или кадровику.
Человек, у которого есть доверенность на представление интересов фирмы, сможет присутствовать при проведении проверки и защищать интересы компании (ч. 5 ст. 31 Закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ о государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле, далее — Закон о госконтроле).
Доверенность на представление интересов компании подготовьте заранее. Некоторые контрольные мероприятия проводят без извещения компании. Например, об инспекционном визите работодателя не уведомляют. Также о внеплановой выездной проверке в отдельных случаях могут не уведомить, и это будет законно (ст. 66 Закона о Госконтроле, п. 40 Положения о проверках утв. постановлением Правительства от 21.07.2021 № 1230). Если доверенности в ГИТ нет, а директор занят, от работодателя с инспектором взаимодействовать будет некому.
Можно не оформлять доверенность в ГИТ на сотрудника, а пригласить со стороны специалиста по административному праву с необходимым опытом. Компания вправе так поступить. Если возникнут проблемы, доверенность может стать одним из доказательств.
Так, на специалиста оформили доверенность для представительства интересов компании при проверке налоговой. Он убеждал директора дать взятку инспектору, чтобы у компании не было проблем. Но деньги передавать не собирался, а планировал оставить их себе. В результате представителю компании назначили наказание в виде реального лишения свободы более 3 лет и лишили почетного звания (определение 6 КСОЮ от 21.02.2023 № 77-680/2023).
Суды разрешили оспаривать документы из-за того, что в доверенности представителя не было полномочий на проставление подписи. В навигаторе — больше 100 образцов доверенностей для разных жизненных ситуаций. Доверенности разделили на две группы в зависимости от того, кто выступает доверителем: компания, предприниматель или гражданин. Каждой доверенности дали подсказки, когда доверенность нужно удостоверить у нотариуса или использовать определенную формулировку, чтобы ее точно принял суд, госорган или контрагенты.
Что проверить в доверенности на представление интересов компании
Доверенность на представление интересов юридического лица при проверках и иных ситуациях составляют по правилам ст. 185 – 189 ГК РФ. Не важно, что вы выдаете ее работнику.
Уточните в доверенности название госоргана, при проверке которого работник сможет представлять интересы компании (определение 7 КСОЮ от 11.06.2024 по делу № 88-10034/2024).
Дата выдачи доверенности в ГИТ
В доверенности для ГИТ важно указать дату ее совершения. Это дата, когда документ выдали. Без этого реквизита доверенность считается ничтожной (абз. 2 п. 1 ст. 186 ГК). Поэтому представитель не сможет воспользоваться полномочиями, а доверенность придется переоформить.
Рекомендуем указать дату не только числом, но и словами. Например, «шестнадцатое апреля две тысячи двадцать пятого года».
Полномочия в доверенности для представления интересов при проверках
В доверенности важно прописать полномочия представителя при проведении проверки. Если полномочий будет недостаточно, контролеры вправе не позволить представителю выполнить не указанные в документе действия. Чем шире прописаны полномочия, тем у представителя больше возможностей для защиты компании.
Имеет смысл, например, указать в доверенности при проверках, что представитель вправе заверять и представлять запрашиваемые инспектором документы. Ведь если их заверит неуполномоченное лицо, контролер документы не примет и составит в отношении фирмы и директора протоколы по ст. 19.7 КоАП.
Также важно прописать, что представитель вправе получать акт проверки и предписание.Важно наделить представителя компании полномочиями защитника при осуществлении административного производства. Это связано с тем, что после завершения проверки инспектор может составить в отношении фирмы и директора протоколы об административных правонарушениях по ст. 5.27 КоАП. Соответственно, их интересы как при возбуждении, так и при рассмотрении дела нужно будет представлять. При наличии таких полномочий в доверенности в ГИТ защитник сможет представить доказательства невиновности работодателя, дополнения и замечания по протоколу, обжаловать решения инспектора.
Важно! В доверенности на представление интересов компании рекомендуем установить запрет на возможность передоверия полномочий третьим лицам.
Выездное обследование — это мероприятие, при котором ГИТ проверяет работодателей без взаимодействия с ними. Суть выездного обследования в том, чтобы осмотреть помещения и территорию организации, ее подразделения и филиалы, оценить, как там соблюдают обязательные требования (ч. 2 ст. 75 Федерального закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ, далее — Закон № 248-ФЗ). В статье представитель ГИТ поделился одним из способов проверки предприятия даже во время моратория.
Срок действия доверенности для ГИТ
Не стоит оформлять доверенность на представление интересов только на срок проведения проверки. Если после завершения контрольных мероприятий инспектор выдаст предписание или заведет дело об административном правонарушении, потребность в представителе останется. Также не исключено, что в дальнейшем в отношении фирмы инспектор проведет новую проверку. Поэтому доверенность в ГИТ стоит оформлять как минимум на полгода.
Если в доверенности о представлении интересов юридического лица не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение 1 года со дня совершения (п. 1 ст. 186 ГК). Вместе с тем, максимальный срок доверенности законом не ограничен. Например, ее можно выдать сроком на 10 лет (определение 3 КСОЮ от 06.09.2024 по делу № 2-4014/2022).
Сведения о представляемом и представителе
Обязательно укажите в доверенности в ГИТ данные компании-доверителя и представителя. Это нужно, чтобы проверяющий знал, кто именно действует в интересах организации.
Доверитель — тот, кто доверенность выдает. Если доверитель — организация, укажите наименование и идентификатор: ОГРН или ИНН. Также уточните, кто действует от имени компании. Это может быть директор или представитель по доверенности (ст. 185 ГК). То ест доверенность на представление интересов работодателя при проверках может выдать не только директор. Если у сотрудника компании есть такое право в его собственной доверенности, это допускается.
Представитель — тот, кто будет действовать по доверенности в интересах работодателя при проверках. Укажите Ф. И. О. представителя, его дату рождения и паспортные данные. Можете указать должность и адрес проживания. Но учтите: если сведения изменятся, доверенность в ГИТ нужно будет переоформить.
Подпись представителя
Представителю по доверенности при проверке ГИТ или иного органа придется представлять и заверять документы, а также расписываться в получении акта проверки, протоколов и т.д. Нередко образец его подписи включают в доверенность. Однако это не обязательный реквизит, в ГК он не фигурирует (постановление Президиума ВАС РФ от 16.06.2009 № 750/09). А если доверенность – машиночитаемая, аналогом личной подписи служит ЭП.
Заверение доверенности на представление интересов работодателя при проверках
Сейчас для удостоверения доверенности от имени юридического лица достаточно подписи ее руководителя (п. 4 ст. 185.1 ГК). Печать компании не является обязательным реквизитом. Но если представитель наделяется полномочиями защищать интересы компании при возбуждении и рассмотрении дела об административном правонарушении, подпись руководителя в бумажной доверенности придется скрепить печатью компании при ее наличии (п. 3 ст. 53 ГПК). На такой порядок действий указал Пленум ВС РФ в п. 8 постановления от 24.03.2005 № 5.
Судьи разъяснили, что КоАП не устанавливает правил оформления полномочий защитника на участие в деле. Поэтому доверенность нужно оформлять в соответствии с п. 2 и п. 3 ст. 53 ГПК. Аналогично удостоверяется доверенность от имени руководителя компании как физического лица. Нотариально удостоверять такую доверенность не нужно, но это не запрещено.
Для электронных машиночитаемых доверенностей правила удостоверения общие – их заверяет директор с помощью УКЭП компании или сотрудник, который оформляет документ, своей ЭП с надлежащей степенью защиты.
Важно! Если ведете учет доверенностей, то в журнале учета зарегистрируйте документ.